• Harcama Yönetim Sistemi, ihtiyacın ortaya çıkmasından ödeme emrinin düzenlenmesi aşamasına kadar olan bütün süreci kapsayan bir yönetim sistemidir. Harcama Yönetim Sistemi, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve kontrol Kanunu ile ikincil mevzuat hükümlerine uyumlu olarak hazırlanmıştır. Mevzuattaki değişiklik ve güncellemeler sisteme eş zamanlı yansıtılmaktadır. Böylece, kullanıcıları ayrıca mevzuat takip etme yükümlülüğünden kurtarmaktadır.

• Harcama Yönetim Sistemi, EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) ile uyumlu çalışmaktadır. Dolayısı ile hem EKAP tabanlı bir hizmet sunmakta hem de kurumun mali yönetim ve koordinasyonunun sağlanmasında etkili bir araç/ arayüz niteliği taşır. Harcama Yönetim Sistemi, bütçe – muhasebe ve talep modülü ile entegre çalışarak satınalma sürecinin bütünüyle ve kesintisiz işlemesine yardımcı olur.

  Harcama Sistemi “e-ihale” modülü

  •İhale sürecindeki bütün sürelere ait kontrolleri (ilan, ihale, açıklama, zeyilname, komisyon kararı, sözleşmeye davet, işin süresi vb.) otomatik olarak yapar.

  • İhale dokümanları arasında uyumsuzluğu ortadan kaldırır; böylece ihale dokümanlarındaki çelişkilerden dolayı ihale iptallerini önler.

  • İhtiyaç listesinden, ilgili ihale dosyasının kapanması aşamasına kadar olan tüm standart form ve tutanakları otomatik olarak hazırlar.

  • Her aşamada limit, tutar, süre ve mevzuat kontrolü yaparak uyarır. İhale Kayıt numarası, ilan gönderimi, yasaklılık sorgulaması gibi işlemleri otomatik olarak gerçekleştirir.

  • Zorunlu yeterlik belgeleri ile kriterleri otomatik olarak belirlenir.

  • Bütçe – ödenek takip ve kontrolünü yapar.

  • Doğrudan temin ve 21/f alımlarında ödeneğin %10 takibini yapar.

  • Harcırah, yolluk, elektrik, su, doğalgaz, DMO alımları ve fatura ödemelerine ait Bütçe takibini yapar ve standart formları üretir.

  • Muayene ve Kabul işlemlerini, ilgili yönetmelik doğrultusunda gerçekleştirir.

  • Her türlü istatistikî veri ve raporu otomatik olarak hazırlar.

  • UBB (Ulusal Bilgi Bankası) sistemi ile uyumludur.

  • ÇKYS (Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi) ile uyumludur.

  Harcama Yönetim Sistemi “e-toplu alım ve merkezi satınalma” modülü

• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve bu kanuna dayanılarak hazırlanan ikincil mevzuat hükümleri doğrultusunda, merkezi satınalma birimlerinin toplu alım çerçevesinde gerçekleştirdikleri iş ve işlemleri bir bütün olarak yürütmesi amacıyla geliştirilmiştir.

• Toplu alımlarda talep edilen ürünlerin hem adet hem de kalem bazında fazla olmasından doğan karmaşıklığı önler, çok kısa sürede gerekli tüm iş ve işlemlerin sorunsuz olarak yürütülmesini sağlar.

• İhtiyaçlar hem kurum hem de ürün bazında sistem üzerinde gruplandırılabilmektedir.

• Münferit toplu alım işlemleri de gerçekleştirilmektedir. Münferit toplu alım işlemleri çerçevesinde, merkezi satınalma birimi sistem üzerinden kurumların taleplerini toplayabilmekte veya sisteme toplu olarak tek seferde aktarımını yapabilmektedir.

• Merkezi Satınalma birimleri, toplu alım sürecince gerekli olan; firmaları, ihtiyaç listelerini, ekonomik açıdan en avantajlı fiyatların tespitini, firma yeterlik kriterlerini, sistem üzerinden yürütmekte ve kontrol edebilmektedir.

  Harcama Yönetim Sistemi “e-çerçeve sözleşme” modülü

• İdarelerin çerçeve sözleşme kapsamında gerçekleştirecekleri alımları; talebin oluşmasından ödeme emrine kadar yönetmek ve takip etmektir.

• Sağlık hizmeti sunan idarelerin çerçeve sözleşme ihalelerinin planlanması, duyurulması, ilan ve ihale edilmesi ve nihai sözleşmelerinin yapılması amacıyla geliştirilen bir uygulama yazılımıdır.

• Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlükleri ve hastaneler bazında gerçekleştirilen, Çerçeve Sözleşme ve aynı kapsamdaki Münferit Sözleşme süreçlerini düzenler.

• Merkezi idare, çerçeve sözleşme sürecini; bağlı idareler de münferit sözleşme süreçlerini aynı sistem üzerinden etkileşimli olarak yürütebilmektedir.

• Zaman ve kaynak tasarrufunun sağlanması hedeflenmiştir.

İhtiyaç listesini ileten (talep eden idare), ihtiyaç listesini toplayan (Bakanlık veya İl Sağlık Müdürlükleri), Çerçeve Sözleşme düzenleyen (Bakanlık, İl Sağlık Müdürlükleri, idare), Münferit Sözleşme düzenleyen (İl Sağlık Müdürlükleri, idare) kullanıcılar belirlenebilmekte ve yetkilendirilebilmektedir.

“e-çerçeve sözleşme” modülü nasıl çalışır?

• Çerçeve Sözleme sürecinde yer alabilecek tüm idareler, tek tek veya birlikte Harcama Yönetim Sistemi – “e-çerçeve sözleşme” modülünü kullanabilmektedir.
• İhale ve çerçeve sözleşme mevzuatına göre hazırlanan, kullanımı oldukça basit olan Çerçeve Sözleşme İhale Akış Şeması ile kullanıcılar Çerçeve Sözleşme İhalelerini bu modül üzerinden mevzuat konusunda zorlanmadan ve süreç atlamadan yapabilmektedirler.
• İdareler, Çerçeve Sözleşme yapılan firmaları, ihtiyaç listelerini, ekonomik açıdan en avantajlı fiyatların tespitini, firma yeterlik kriterlerini, sözleşme süresi boyunca sistem üzerinden kontrol edebilmektedir.
• Çerçeve Sözleşme düzenleyen idareler, Münferit Sözleşme ile ihtiyaçlarını karşılayan idarelerin; yıllık ihtiyaçlarını ve firmaların fiyat ortalamalarını, il ve ülke genelinde tespit etme olanağına sahip olmaktadırlar. Böylece ihtiyaçların etkin ve verimli bir şekilde planlanması sağlanmaktadır.
• İlgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak gerekli belge ve dokümanlar sistem üzerinden alınabilmektedir.

Harcama Yönetim Sistemi “e-doğrudan temin” modülü

• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 22. Maddesi uyarınca yapılan doğrudan temin işlemlerinin, ihtiyacın ortaya çıkmasından ödeme emrinin düzenlenmesi aşamasına kadar olan bütün süreçteki iş ve işlemleri kapsamaktadır.
• Doğrudan temin alımlarında gerekli olan belge ve dokümanların, satınalma süreçleri çerçevesinde oluşturulmasını sağlamaktadır.

“e-doğrudan temin” modülünün yapmış olduğu iş ve işlemlerin bazıları şu şekildedir;
– Malzeme tanımlama
– Görevli tanımlama
– İhtiyaç listesi oluşturma
– Yaklaşık maliyet hesabı
– Firma yazışmaları
– Piyasa fiyat araştırması işlemleri – Onay işlemleri
– Satın alma onay işlemleri
– Teklif işlemleri ve değerlendirme
– Sözleşme işlemleri
– Fatura işlemleri

Harcama Yönetim Sistemi “e-teminat takip” modülü

• 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilen kamu alımlarında istekli ve yüklenici firmalardan alınan geçici teminat, kesin teminat ve ek teminatların kayıt altına alınması ve takibi sürecini kapsamaktadır.
• Teminatların süre kontrolleri sistem tarafından gerçekleştirilmektedir. “e-teminat takip” modülü, süresi dolmayan teminatlarla ilgili işlem yapılmasını engellemekte, süresi dolmuş olan teminat mektupları için ise kullanıcıyı uyarmaktadır.
• Süresi dolan ve işlem yapılması gereken teminat mektupları için gerekli olan yazışmalar sistem tarafından üretilmektedir.

Muayene ve Kabul Modülü “e-muayene”

• İhale işlemlerinin sona ermesi ile teslim edilen mal, hizmet ve yapım işlerinin son kontrol ve muayenelerine yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlar.
• Uygulamada, muayene ve kabul işlemleri, evrak ve prosedür tamamlamak olarak algılansa ve yapılsa da, ihale işlem dosyası ve taahhüt dosyası, ancak muayene işlemlerinin tamamlanması ile kapanır ve anlam kazanır.
• E-muayene ile görevlendirmeler, hazırlanması gereken matbu rapor ve listeler, ihale sonrası ve taşınır kayıtları öncesi gibi işlemler otomatik olarak düzenlenebilmektedir.
• İhalesi yapılan işlere ait bilgiler, İhale İşlem Dosyasından, taşınır mal ve kod bilgileri ise Taşınır Kod Listesi ve Bütçe modülünden alınarak, muayene ve kabul işlemleri bir sonuç ve rapor olarak doğru biçimde üretilir. Diğer bir ifade ile, muayene konusu işe ve diğer başlıklara ait bilgiler her defasında girilmez, diğer modüllerden e-muayene”ye aktarılır.
• Muayene ve kabul işlemleri yapılan mal alımları ilgili birimin ambarına otomatik olarak aktarılabilmektedir.
• Muayene ve kabul işlemleri gerçekleşmiş mal, hizmet ve yapım işlerine yönelik istatistiki bilgi ve raporlar üretilebilmektedir.

Talep Takip ve Yönetim Modülü

• İhale işlemleri
  Satın alınan taşınır malların kullanımı
  İhtiyacın planlanması
  Stok devir hızına göre ihale taleplerin zamanında yapılabilmesi,
  İhtiyacın karşılanması
  Ekonomik, teknolojik ve raf ömürlerinin takibi
  Bir önceki yıl, cari yıl ve gelecek yıl tüketim ve ihtiyaçlarının sistem üzerinde doğru olarak tutulabilmesi ve öngörülebilmesi
  Kaynak yönetimi
• Talep yönetimi ve etkin stok (taşınır) takibiyle ilgili sorunlardan dolayı, ambarlarda mevcut olan malların tekrar alınması; ekonomik, teknolojik ve raf ömürleri nedeniyle kullanım dışı olan yada asıl ihtiyaç sahibi birimlere mal ve malzeme aktarılamaması gibi hayati sorun ve düzensizlikleri önlemektedir.
• Zamanında karşılanmayan ihtiyaç, ihtiyaç olmaktan çıkmakta ve sonuç itibariyle kamu kaynakları etkin, verimli ve ekonomik kullanılamamaktadır.
• Temel işlevlerinin yanısıra, harcama birimlerinin taşınır taleplerini diğer modül ve sistemler ile entegre çalışarak; ileten, değerlendiren ve yöneten bir modüldür.
• Taşınır Mal Yönetim Sistemi ve Harcama Yönetim Sistemi ile entegre çalışan e-talep sayesinde; taşınır ambarlarına girişi yapılan, kayıtlı taşınırların, harcama birimleri tarafından talep edildiğinde; stok durumu, birimi, fiyatı ve karşılanabilen miktarı sorgulanabilmektedir.
• Böylece karşılanabilen miktar harcama birimine verilirken karşılanamayan miktarlar için ihale / satınalma Servisine otomatik olarak talep fişi düzenlenebilmektedir.
• Farklı birimler tarafından toplanılan ve karşılanamayan taleplerin, konsolide edilerek ihale servisine iletilmesini sağlar.
  Bu modül ayrıca; talepte bulunan birimin, talebinin durumunu, karşılanıp karşılanmayacağını, talebinin iletildiği ihale servisine ait bilgiyi, serviste hangi aşamada olduğunu kontrol edebilmekte ve izleyebilmesini sağlamaktadır.
• Harcama birimi veya idare ambarlarında bir şekilde mevcut olan taşınırların, mükerrer alımı ve israfı önlenmektedir.