Vakıf yükseköğretim kurumlarının mal ve hizmet alım-satımları ile yapım, taşınmaz alım-satım, kiralama, kiraya verme, trampa, sınırlı ayni hak tesisi gibi işlemlerin ihalelerinde uygulanacak usul ve esasları belirtmek amacıyla “VAKIF YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI İHALE YÖNETMELİĞİ” hazırlanmış ve bu yönetmelik 16 Kasım 2018 tarih ve 30597 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Söz konusu yönetmelik kapsamında tüm  Vakıf Yükseköğretim Kurumları tarafından yapılacak olan mal ve hizmet alım-satımları ile yapım, taşınmaz alım-satım, kiralama, kiraya verme, trampa, sınırlı ayni hak tesisi gibi işlemleri bir şekle bağlanmış olup, bundan sonraki işlemlerini bu yönetmelik hükümleri doğrultusunda yapmaları gerekmektedir.

Bu süreçlerin yürütülmesini kolaylaştırmak maksatlı oluşturulmuş olan programlarımız kapsamda;

VAKIF YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI İHALE VE SATIN ALMA YÖNETİM SİSTEMİ İHALE MODÜLÜ

– İhale sürecindeki bütün sürelere ait kontrolleri (ilan, ihale, açıklama, zeyilname, komisyon kararı, sözleşmeye davet, işin süresi vb.) otomatik olarak yapar.
– İhale dokümanları arasında uyumsuzluğu ortadan kaldırır; böylece ihale dokümanlarındaki çelişkilerden dolayı ihale iptallerini önler.
– İhtiyaç listesinden, ilgili ihale dosyasının kapanması aşamasına kadar olan tüm standart form ve tutanakları otomatik olarak hazırlar.
– Her aşamada limit, tutar, süre ve mevzuat kontrolü yaparak uyarır.
– İhale Kayıt numarası, ilan gönderimi, yasaklılık sorgulaması gibi işlemleri otomatik olarak gerçekleştirir.
– Zorunlu yeterlik belgeleri ile kriterleri otomatik olarak belirlenir.
– Bütçe – ödenek takip ve kontrolünü yapar.
– Doğrudan temin ve 19/ç alımlarında ödeneğin %10 takibini yapar.
– Harcırah, yolluk, elektrik, su, doğalgaz, DMO alımları ve fatura ödemelerine ait Bütçe takibini yapar ve standart formları üretir.
– Muayene ve Kabul işlemlerini, ilgili yönetmelik doğrultusunda gerçekleştirir.
– Her türlü istatistikî veri ve raporu otomatik olarak hazırlar.
– UBB (Ulusal Bilgi Bankası) sistemi ile uyumludur.

Harcama Yönetim Sistemi “e-doğrudan temin” modülü

Vakıf Yükseköğretim İhale Yönetmeliği19.. Maddesi uyarınca yapılan doğrudan temin işlemlerinin, ihtiyacın ortaya çıkmasından ödeme emrinin düzenlenmesi aşamasına kadar olan bütün süreçteki iş ve işlemleri kapsamaktadır.

Doğrudan temin alımlarında gerekli olan belge ve dokümanların, satınalma süreçleri çerçevesinde oluşturulmasını sağlamaktadır.

“e-doğrudan temin” modülünün yapmış olduğu iş ve işlemlerin bazıları şu şekildedir;
– Malzeme tanımlama
– Görevli tanımlama
– İhtiyaç listesi oluşturma
– Yaklaşık maliyet hesabı
– Firma yazışmaları
– Piyasa fiyat araştırması işlemleri – Onay işlemleri
– Satın alma onay işlemleri
– Teklif işlemleri ve değerlendirme
– Sözleşme işlemleri
– Fatura işlemleri